| 實(shí)施ERP前要弄清楚的幾個問題 | ||||||||||||||||||||||||||||||
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實(shí)施ERP前要弄清楚的幾個問題
No. 1 信息化管理和手工管理是完全不同的兩種管理模式
信息化管理不是手工管理的翻版，它們是兩種不同的管理模式；兩者之間的區(qū)別可以用下表說明。
二者管理模式的區(qū)別，說明信息化管理是在做一件“過去從來沒有這樣干過的事”，因此，實(shí)施ERP必然是一種管理創(chuàng)新和改革。
借助信息技術(shù)的支持，信息化管理(ERP)具備許多手工管理無法做到的功能特點(diǎn)，如“規(guī)范流程”、“掌控全局”、“快速響應(yīng)”、“決策有據(jù)”等等，都是企業(yè)高層管理團(tuán)隊(duì)夢寐以求的理想，而且是傳統(tǒng)手工管理難以做到的，就是說，信息化管理要做手工管理做不到的事。
No. 2 ERP的實(shí)質(zhì)是解決方案，不是單純的軟件
人們習(xí)慣于把ERP理解為一個軟件，多數(shù)ERP產(chǎn)品提供商也以“軟件公司”冠名。的確，實(shí)現(xiàn)ERP的功能必須通過一個軟件。但是ERP軟件有許多種，此消彼長；每一種產(chǎn)品的行業(yè)定位不同，服務(wù)對象不同，各有特色；新技術(shù)不斷出現(xiàn)，各公司的投入和發(fā)展差別很大，在具體功能上有很大差異，各有所長。究竟哪一個軟件產(chǎn)品能夠代表ERP？因此，不能把ERP和軟件直接劃等號，軟件只是實(shí)現(xiàn)ERP的一個載體。
國外已經(jīng)習(xí)慣把ERP產(chǎn)品稱為“solution(解決方案)”而不稱“package(軟件包)”，在前面探討兩種不同的管理模式中談到，信息化管理是要解決傳統(tǒng)手工管理解決不了的問題，它是一種“解決方案”，而不是單純的軟件。
由于對ERP實(shí)質(zhì)理解和觀點(diǎn)上的偏差，在實(shí)施行為上就出現(xiàn)完全不同的做法，并由此產(chǎn)生絕然不同的實(shí)施效果。
思想認(rèn)識上的誤區(qū)(尤其是企業(yè)高層管理團(tuán)隊(duì)對ERP的片面認(rèn)識)，造成錯誤的實(shí)施行為，是ERP成功率不高的主要原因，也是實(shí)施ERP最大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，高層管理團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一思想認(rèn)識，正確理解ERP，是保證ERP項(xiàng)目順利執(zhí)行的重要前提。
No. 3 實(shí)施ERP的動力
如果明白了上面的內(nèi)容，就不難理解什么是正確實(shí)施ERP的動因了。正確的動機(jī)只能是為了“解決手工管理解決不了的問題”。
人們常用“工欲善其事，必先利其器”來描述信息化是不錯的，信息技術(shù)就是一種工具。但是人們往往忽視了這句話的前兩個字，就是“工”和“欲”。
這里“工”就是管理者和員工，“欲”就是管理者有把管理搞上去、提高企業(yè)競爭力的強(qiáng)烈欲望。如果企業(yè)的管理者和全體員工沒有改進(jìn)管理的欲望，再好的ERP產(chǎn)品也不可能發(fā)揮作用。
國內(nèi)企業(yè)上ERP有各種動因，其中不少雖然有正確的動機(jī)，但是缺少量化的目標(biāo)，最后很難判斷實(shí)施效果。有一些企業(yè)上ERP是完全被動的，如完成上級主管部門下達(dá)的信息化指標(biāo)、同行業(yè)之間攀比、面子工程或形象工程、受IT部門從單純技術(shù)層面上的鼓噪等。因?yàn)椤皠訖C(jī)不正”而埋下失敗的種子，使大量資金和人力打水漂。
實(shí)施ERP必須從分析企業(yè)的管理問題入手。從全球競爭的戰(zhàn)略高度，審視企業(yè)的劣勢和弱點(diǎn)，找出存在問題的根因，設(shè)計(jì)理想的解決辦法；在此基礎(chǔ)上做出信息化的需求分析，并明確目的，制訂量化指標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)，作為ERP產(chǎn)品選型和最后驗(yàn)收的依據(jù)。同時，要選擇熟悉企業(yè)所在行業(yè)、有成功業(yè)績的咨詢顧問公司和顧問，作為實(shí)施方合作伙伴。在幾方共同努力下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)期的目標(biāo)。
強(qiáng)調(diào)需求分析之前必須做管理診斷和因果分析，是因?yàn)楦鞣N管理問題并不一定都是通過實(shí)施ERP能夠解決的，ERP并不是萬能的，那種以為“上了ERP什么問題都解決了”是一種極大的誤解。比如說產(chǎn)品成本高、質(zhì)量差是由于加工工藝落后造成的，那么就需要把資金投向更新設(shè)備和技術(shù)改造，而不是上ERP；如果企業(yè)的問題是沒有穩(wěn)定的市場，也不是上ERP就能完全解決的。換言之，改進(jìn)管理就像看病一樣，必須找準(zhǔn)“病因”，才能“對癥下藥”。
企業(yè)必須有自己的戰(zhàn)略規(guī)劃，沒有戰(zhàn)略就沒有方向。有了戰(zhàn)略規(guī)劃，還必須由企業(yè)管理高層區(qū)分問題的輕重緩急，提出實(shí)現(xiàn)規(guī)劃的措施。IT部門要在這個基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程對實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的影響，找出問題并提出解決辦法，確定各類措施需要哪些信息技術(shù)來支持，進(jìn)而制定企業(yè)信息化的規(guī)劃。來自企業(yè)高層的需求，是實(shí)施ERP必要的動力，由IT提出支持各種措施的方案，是溝通CEO和CIO的必要步驟。企業(yè)信息化規(guī)劃必須為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃服務(wù)，不能喧賓奪主。
要使每一位員工對實(shí)施ERP有迫切感，就要以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為全體員工的行動綱領(lǐng)。從上到下逐層分解，制訂各個部門和崗位的業(yè)績考核指標(biāo)，形成各級工作的“方向標(biāo)”，使每一位員工都為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略、朝著同一個方向努力奮斗。員工自愿地把ERP當(dāng)成一種解脫管理困境的良方，在創(chuàng)新實(shí)踐中，改變企業(yè)的文化，也提高了自身的素質(zhì)。因此，實(shí)施ERP的動力只能而且必須由企業(yè)高層發(fā)動和倡導(dǎo)。
No. 4 ERP是覆蓋企業(yè)業(yè)務(wù)全流程的管理系統(tǒng)
ERP不同于各種單項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)，它是一種打破部門之間的界限，實(shí)現(xiàn)跨部門的信息化管理系統(tǒng)。它的著眼點(diǎn)是企業(yè)的全流程，也就是從獲取商情，從拿到訂單開始，經(jīng)過一系列的業(yè)務(wù)運(yùn)作，最后把產(chǎn)品或服務(wù)交到客戶手中，并收回貨款。這是一種始于客戶、終于客戶，為客戶創(chuàng)造價值，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶共贏的流程。
在這樣的全流程中，企業(yè)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都是其中的一個子系統(tǒng)，它們之間的關(guān)系是“相互依存，相互作用”，信息孤島的實(shí)質(zhì)就是割斷了流程。因此，實(shí)施ERP，必須樹立全局、整體、系統(tǒng)和集成觀念，才能取得成效。
任何業(yè)務(wù)運(yùn)行的結(jié)果，都是通過一系列的業(yè)務(wù)流程造成的。為了判斷結(jié)果的真實(shí)性和可靠性，糾正偏差，避免錯誤重復(fù)發(fā)生，就必須追溯業(yè)務(wù)流程，找出原因。要掌控業(yè)務(wù)全流程，首先要流程可視化，只有流程透明，才能做到信息集成和實(shí)時共享。但是，當(dāng)“信息”成為財(cái)富和權(quán)力的象征時，要想流程透明、信息共享，會遇到各種阻力。為了克服阻力，只有堅(jiān)持深化管理改革。顯然，實(shí)施ERP決不是一個單純的技術(shù)問題，它和管理改革有著不可分割的關(guān)系。
許多管理問題都不是靠一個甚至幾個部門就能解決的，比如說庫存量居高不下，資金占用過多，資金周轉(zhuǎn)周期過長這類問題，決不是單靠加強(qiáng)庫存管理就能夠解決的，要從全流程的角度逐層深入剖析。有些企業(yè)做需求分析只是把每個部門提出的問題，加以匯總，這是經(jīng)常遇到的一種錯誤做法。部門提出的問題往往只考慮局部，不一定有全流程的整體概念，不一定能滿足實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的要求。
對ERP的發(fā)展過程，同樣也要從信息集成覆蓋的業(yè)務(wù)流程范圍來理解。提出ERP概念的美國Gartner公司對ERP的原始定義是：打破企業(yè)四面墻，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外信息集成，管理整個供需鏈，信息集成的范圍延伸到企業(yè)的上下游，并不是僅限于企業(yè)內(nèi)部管理。對內(nèi)部集成來講，包括3個方面，就是同產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)的集成、內(nèi)部核心業(yè)務(wù)的集成和數(shù)據(jù)采集的集成。對外部集成來講，就是同客戶和供應(yīng)商以及各合作伙伴的信息集成。覆蓋的業(yè)務(wù)流程范圍是相當(dāng)廣闊的。我國真正實(shí)現(xiàn)這一要求的企業(yè)還不是很多，信息化管理的道路還相當(dāng)漫長，也是人們常說的“信息化沒有終點(diǎn)”的道理。
綜上所述，ERP可以理解為一種借助信息技術(shù)來規(guī)范、集成、控制和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程的解決方案。而“業(yè)務(wù)流程”、“信息集成”和“創(chuàng)新改革”是ERP的3個主要關(guān)鍵詞。
No. 5 “一把手(高層管理團(tuán)隊(duì))工程”是ERP成敗的決定因素
所有失敗的案例，盡管理由多多，但是都有共同的一條就是：“得不到管理高層的支持”。ERP項(xiàng)目要想取得成功，必須堅(jiān)持“一把手工程”，這是國內(nèi)外在長期實(shí)踐中得出的一致結(jié)論。這個問題雖然在不斷地反復(fù)強(qiáng)調(diào)，但時至今日，還沒有被所有的企業(yè)管理高層理解，說明我國真正理解ERP的高管還不是很多，這是影響我國實(shí)施ERP系統(tǒng)前進(jìn)步伐的一個嚴(yán)重的障礙，因此，在企業(yè)高管中普及ERP的基礎(chǔ)知識是一項(xiàng)迫切需要解決的問題。
“一把手工程”是一個本土化了的形象化提法，強(qiáng)調(diào)了企業(yè)一把手的責(zé)任和作用。英文的原意是“管理高層承諾(top management commitment)”，指的是“管理高層團(tuán)隊(duì)”對項(xiàng)目的倡導(dǎo)和責(zé)任，是在講一個班子，并不是某個人。當(dāng)我們用“一把手”稱謂時，必須理解其實(shí)質(zhì)的含義。
為什么必須是“一把手工程”?可以從兩方面理解。
實(shí)施ERP的正確動因是為了支持企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，這是企業(yè)管理高層團(tuán)隊(duì)的需要。有了ERP系統(tǒng)，“一把手”走遍天涯海角，只要有上網(wǎng)的地方，都可以隨時掌控企業(yè)的運(yùn)營情況，有偏差及時糾正，有機(jī)遇絕不放過；有完整詳盡的數(shù)據(jù)依據(jù)，減少決策失誤。所以說，ERP成功實(shí)施后最大的受益者正是“一把手”。
要獲益就得付出，英文里常說“no pain，no gain(原意是：沒有艱苦的付出，就不會有收獲)”，實(shí)施ERP必須深化管理改革，諸如業(yè)務(wù)流程重組、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員的合理安排、部門間利益的協(xié)調(diào)、各種業(yè)務(wù)規(guī)則的完善、建立有利于提高生產(chǎn)力的激勵機(jī)制和考評體系等等，都會遇到各種阻力。這些阻力只有“一把手”親自出面拍板定奪，才能排除。
因此“一把手”對ERP項(xiàng)目的成敗有不可推卸的責(zé)任。正因?yàn)椤耙话咽帧笔菍?shí)施ERP最大受益者和第一責(zé)任人，順理成章，ERP項(xiàng)目必然是“一把手工程”。要成為受益者和責(zé)任人，“一把手”必須是明白人，而且要親自用。一把手只有是“明白人”，才能明辨是非、正確指導(dǎo)，堅(jiān)持改革，積極推動，成為ERP項(xiàng)目成敗的責(zé)任者。只有“自己用”，ERP項(xiàng)目的效益才能充分發(fā)揮，并不斷提出更高的新需求，促使企業(yè)信息化不斷深入發(fā)展，展示出職業(yè)經(jīng)理人的業(yè)績，成為ERP項(xiàng)目最大的受益者。
一些成功實(shí)施ERP項(xiàng)目的企業(yè)總經(jīng)理都有這樣的親身感觸：“ERP是一種關(guān)系企業(yè)全局的信息化系統(tǒng)，是一種貫穿各個業(yè)務(wù)部門的管理系統(tǒng)，它要提供我所關(guān)心的信息，我是大總管，我不抓誰抓?”
No. 6 成功實(shí)施ERP的規(guī)范流程
ERP是一種規(guī)范化的管理模式，同樣，成功實(shí)施ERP也必須遵照規(guī)范的流程。在總結(jié)30年來我國實(shí)施MRPII／ERP的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)基礎(chǔ)上，可以把這個流程歸納為4大步驟，就是：知理-知己-知彼-知用。4大步驟不能遺漏，更不能顛倒。
首先必須清楚ERP是干什么的?能夠解決什么問題?會帶來什么效益?實(shí)施過程中可能會遇到什么阻力和風(fēng)險(xiǎn)?ERP立項(xiàng)需要具備什么條件?這就是要“知理”，“知理”的要點(diǎn)是：既知其然，又知其所以然。
接下來要弄清楚自己企業(yè)存在的管理問題?分析這些問題產(chǎn)生的根源?是不是用ERP可以解決?解決這些問題對ERP產(chǎn)品有什么特殊的(個性化)要求?這就要“知己”?！爸骸钡囊c(diǎn)是：重視分析，明確企業(yè)需求。
在“知理-知己”的基礎(chǔ)上，設(shè)想解決問題的理想業(yè)務(wù)流程，確立期望的量化目標(biāo)，列出對ERP產(chǎn)品功能和技術(shù)的明細(xì)要求，帶著問題去尋求解決方案(選型)，避免盲目性，這就是“知彼”?！爸恕钡囊c(diǎn)是：帶著問題，選擇解決方案。
ERP項(xiàng)目是否成功，決不是停留在“成功上線”上，是否成功只能以實(shí)現(xiàn)了企業(yè)預(yù)期的管理目標(biāo)為準(zhǔn)，ERP最后的落腳點(diǎn)是應(yīng)用。這里要提醒的是，成功上線不僅是：“將所購買系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)都已經(jīng)測試走通，所有基本數(shù)據(jù)和參數(shù)都已錄入系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)已處于交付狀態(tài)，用戶可以接手用來取代手工管理了。”而且還有一個重要的內(nèi)容就是：“完成ERP原理和應(yīng)用知識的轉(zhuǎn)移，使企業(yè)管理人員(最終用戶)具備應(yīng)用ERP系統(tǒng)解決問題的能力?！比绻髽I(yè)員工掌握了ERP的原理和應(yīng)用知識，“一把手”又能不斷提出更高的需求目標(biāo)，“深化應(yīng)用”自然就不再是個問題?！爸谩钡囊c(diǎn)就是：深化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
在全球競爭的大環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理，是一項(xiàng)長期的戰(zhàn)略任務(wù)，只能本著務(wù)實(shí)的精神，扎實(shí)穩(wěn)步地前進(jìn)，來不得半點(diǎn)浮躁。按照“知理-知已-知彼-知用”的規(guī)律走，一定會少走冤枉路、少花冤枉錢。
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